Manual de Acolhimento: como criar um guia para novos colaboradores

O Manual de Acolhimento serve, precisamente, como elemento de apoio ao acolhimento de um novo colaborador numa empresa. Trata-se de uma ferramenta de comunicação interna utilizada por diversas instituições, nomeadamente do setor público, mas não só.

Este suporte é disponibilizado a cada novo colaborador, de modo a proporcionar, numa fase inicial, de forma introdutória e abrangente, toda a informação essencial relativamente à empresa.

Através do Manual de Acolhimento, o trabalhador terá conhecimento dos passos iniciais a seguir, a apresentação oficial da entidade, as normas e procedimentos a cumprir, assim como os vários serviços disponíveis e mesmo indicações de como chegar e contactos úteis.

O Manual de Acolhimento é, portanto, uma ferramenta de grande utilidade, quer para a instituição que garante um apoio essencial, quer para o novo colaborador que consegue, através de um acesso geral, claro e personalizado da informação, integrar-se mais facilmente.

Manual de acolhimento: 7 informações essenciais

Antes de apresentar algumas das informações essenciais reunidas no Manual de Acolhimento, interessa perceber um pouco melhor em que consiste este documento.

O que é um Manual de Acolhimento?

Trata-se de uma ferramenta de comunicação institucional disponibilizada a cada novo colaborador de uma determinada instituição/empresa, de modo a facilitar o conhecimento dessa mesma entidade e proporcionar uma melhor integração.

O principal objetivo deste manual é fornecer informações ao recém-contratado sobre a entidade empregadora que facilitem a sua integração na instituição, bem como no serviço específico onde vai exercer a sua atividade.

O referido documento permitir-lhe-á tomar conhecimento da estrutura organizacional e do funcionamento da instituição aos mais variados níveis, devidamente enquadrados nos objetivos gerais da instituição e nas suas áreas estratégicas de atuação.

O uso do Manual de Acolhimento prevê ainda contribuir para a criação de um bom ambiente de trabalho, capaz de promover o desempenho e a progressão profissionais.

Que informações deve apresentar?

O Manual de Acolhimento apresenta algumas informações essenciais, ainda que não exista apenas um modelo, sendo adaptado a cada instituição, serviço e/ou função. Apresentamos algumas das áreas, habitualmente, constantes deste tipo de documento.

1. Boas vindas

O documento abre com um texto de boas vindas ao novo colaborador. É um procedimento formal e que vai ao encontro do principal objetivo, acolher. Desta forma, o trabalhador que inicia funções na entidade sente-se apoiado e valorizado.

2. Apresentação

Segue-se a apresentação do próprio manual de acolhimento, explicando os seus objetivos e a quem se destina.

3. Programa de acolhimento

É definido um programa para o dia de acolhimento do novo colaborador, o qual prevê a assinatura do contrato, dando indicações dos documentos que deve levar para o efeito; uma visita às instalações e apresentação de serviços e/ou departamentos, assim como do posto de trabalho que deverá ocupar; a entrega de identificação para acesso às instalações, entre outros procedimentos que se considerem relevantes.

4. Apresentação da instituição

Inclui um breve historial da instituição, a sua missão e objetivos estratégicos, os valores e princípios que defende, o organograma e descrição dos diversos departamentos e serviços. Trata-se de um resumo abrangente sobre a entidade.

5. Informações gerais

Nesta área inserem-se, nomeadamente, indicações relacionadas com as formas de comunicação que é possível utilizar, os serviços de correio postal, restauração, estacionamento, entre outras informações úteis.

6. Normas e procedimentos

Qualquer entidade tem as suas normas e procedimentos internos, os quais devem ser do conhecimento de todos os colaboradores e respeitados pelos mesmos.

Deve saber, por exemplo, que uma tarefa específica deve cumprir determinados passos, que é obrigatório o uso de equipamento de trabalho, que é proibida a utilização de garrafas de plástico descartáveis ou de telemóvel.

7. Contactos

É reunida uma lista de todos os contactos da instituição, assim como outros que possam ser úteis para o novo colaborador.

Estes são alguns dos elementos que pode encontrar num Manual de Acolhimento. De acordo com a instituição, setor ou atividade, este suporte de comunicação pode assumir um modelo próprio adequado aos objetivos.